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Le principali 4 cause per cui il lavoro non viene svolto in tempo

La maggior parte dei manager condivide una lamentela: troppe distrazioni che causano una produzione scarsa. Persino gli uffici ben organizzati hanno una percentuale di cose che deve essere rifatta, compiti portati avanti dalle persone sbagliate, errori che vengono recuperati solo all’ultimo secondo, progetti che impiegano troppo tempo per essere completati, collaboratori che si perdono nei dettagli, e così via. Esiste una soluzione a questo problema così comune, ed è più facile di quanto si possa immaginare.

Scoprire la fonte del problema

Quando vedi i tuoi collaboratori affogare nelle carte, progetti incompleti, tempo perso in dettagli inutili, il primo istinto è quello di assumere nuovo personale che si occupi del lavoro supplementare. Ma, se non si identifica il perché di questo sovraccarico, assumere nuovi collaboratori può essere anche peggio.

Potresti veramente aver bisogno di altro personale, ma prima di assumere da un occhio alle situazioni più comuni che di solito causano questi problemi.

Esistono 4 ragioni chiave per un sovraccarico:

  1. Sovraccarico nei compiti assegnati in attesa di essere eseguiti. Va alle scrivanie o postazioni lavorative dei tuoi collaboratori e guarda il quantitativo di lavoro sui loro tavoli. È in una quantità ragionevole? L’ammontare di compiti assegnatogli è effettivamente fattibile in massimo due giorni? Potrebbe essere che una persona non stia svolgendo il suo lavoro e questo genera ulteriore sovraccarico per i colleghi che, a loro volta, sono forzati a trascurare il loro per far fronte al problema.
  2. Ritardi nell’esecuzione dei compiti assegnati. Sia che il lavoro assegnato a qualcuno sia molto che consti solo di poche cose, dà sempre un’occhiata a quanto vecchio è il lavoro assegnato a quel collaboratore. Se qualcosa che doveva essere eseguito è ancora in sospeso da più di due giorni vuol dire che c’è del lavoro che non viene eseguito. E il lavoro non eseguito tende a generare più cose da fare per compensare il ritardo!
  3. Cose nascoste nei cassetti. Quando un’area è sopraffatta dal sovraccarico o il lavoro è molto in ritardo, guarda nei cassetti della scrivania. Verifica se trovi ulteriori progetti che avrebbero dovuto essere portati avanti. Magari quella persona ha semplicemente “messo” quei progetti che dovevano essere completati nel cassetto per poter passare ad altro, magari anche ad un altro settore dell’azienda.
  4. Comunicazioni inviate alle persone scorrette. Questo punto è un po’ più difficile da identificare ma è una delle sorgenti primarie di quel lavoro supplementare che si genera. Se ad esempio hai il responsabile delle risorse umane che invia le presenze alla reception invece che all’ufficio pagamenti o una segretaria che invia i contratti approvati alle vendite invece che alla produzione, hai una linea supplementare di lavoro che non dovrebbe esserci. Così come le strade della città si congestionano facilmente a causa di deviazioni del traffico ordinario, altrettanto un ufficio si può congestionare a causa di lavoro e attività supplementari che avvengono quando le comunicazioni vengono deviate.
Semplifica le cose con poche semplici azioni

Tutte queste situazioni hanno una cosa in comune, le persone non si occupano della comunicazione velocemente o con efficienza. Vale la pena “perdere un po’ di tempo” nell’insegnare al proprio staff come prendersi cura delle carte che arrivano sulla loro scrivania, cosa farne, dove metterle, quanto tempo tenerle e dove mandarle una volta terminato.

Se, ad esempio, esistono alcune comunicazioni che vengono regolarmente mal gestite, c’è bisogno di mettere delle nuove procedure così da assicurarsi che chiunque sappia come occuparsene.

Nel momento in cui si sono sistemate queste procedure e si è addestrato il personale, è bene tenere dei registri. Ogni qualvolta qualcuno manda una comunicazione alla persona sbagliata o la tiene troppo a lungo si fa un appunto, e si usano questi appunti per continuare ad istruire le persone.

Così facendo si scoprirà presto che le comunicazioni fluiscono molto meglio, le cose vengono fatte più velocemente e le perso-ne sono più attente e si prendono più cura del loro lavoro.

Ovviamente se vuoi una mano nell’applicare questi principi alla tua azienda, contattaci, sapremo trovare la soluzione giusta con te e per te!